○益子町個人情報の取扱いに関する管理規程
平成28年3月31日
訓令第4号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他関係規程に規定する事務において、個人情報(特定個人情報を含む。)を適正かつ安全に取り扱うことについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 保有個人情報 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該実施機関の職員が組織的に利用するものとして、当該実施機関が保有しているもの(文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)に記録されているものに限る。)
(2) 保有個人情報等 保有個人情報及び個人番号
(3) 特定個人情報等 特定個人情報及び個人番号
2 前項各号に規定するもののほか、この規程において使用する用語は、番号法及び個人情報保護法において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 町長は、各実施機関における保有個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副町長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う各課局等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課の長又はこれに代わるものをもって充てる。
2 保護管理者は、各課局等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。
(保護担当者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う各課局等に、当該各課局等の保護管理者が指定する保護担当者を1人置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課局等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 町長は、保有個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務部長の職にある者をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員で構成する委員会を設け、随時に開催することができる。
(特定個人情報等の適切な取扱のための体制)
第8条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
2 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
3 保護管理者は、次に掲げる体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から総括保護管理者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
第3章 職員の責務
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護管理者は、当該各課局等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
4 前3項に規定する措置を講ずる場合には、保有個人情報等の取扱いに従事する会計年度任用職員についても、職員と同様の措置を講ずる。
(職員の責務)
第10条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
第4章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者を、その利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第17条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ定めた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第18条 実施機関の長は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 実施機関の長は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第20条 実施機関の長は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第22条 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、益子町情報セキュリティ基本方針(平成28年訓令第2号)及び益子町情報セキュリティ対策基準(平成28年訓令第3号)に則り、必要な措置を講ずる。
第5章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第23条 保護管理者は、町の実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は、町の実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
4 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第24条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する者は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する者は、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、随時の検査等により確認する。
7 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
8 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
第6章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第25条 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第26条 町長は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
第7章 監査及び点検の実施
(監査)
第27条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第28条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第29条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第8章 補則
第30条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成28年3月31日から施行する。
附則(令和2年訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(益子町情報公開等調整委員会規程の廃止)
2 益子町情報公開等調整委員会規程(平成13年訓令第2号)は、廃止する。