(1)　戸籍情報システム　益子町の戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍附票、人口動態調査票等の情報を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務、人口動態調査票等の関連事務を戸籍専用端末装置により統括するシステムをいう。

(2)　戸籍データ　記録媒体に記録されている、戸籍、除籍、改製原戸籍等に関する磁気情報をいう。

(3)　記録媒体　磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(4)　出力帳票　戸籍データを出力した帳票をいう。

(5)　ドキュメント　システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(6)　画像データ　磁気ディスクに記録された画像情報処理による、除籍及び改製原戸籍をいう。

(1)　戸籍専用端末装置を窓口から離れた場所に設置し、外来者及び他課職員等が画像データを読み取れないよう配慮すること。

(2)　戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにすること。

(3)　入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに修正の痕跡を残すことなく、更新することができないシステムの措置を講じること。

(4)　予備の記録媒体を定期的に作成し、耐火保管庫に保管すること。

(5)　最新戸籍データの保全及び保護のため、業務終了後、更新データを記録媒体にバックアップ処理し、耐火保管庫に保管すること。

(6)　定期的に又は随時、戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検すること。

(7)　記録媒体は、施錠のできる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分すること。

(8)　出力帳票は、施錠のできる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し、廃棄処分すること。

(9)　イメージデータ入力の記録媒体副本を作成して10年を経過したとき、又は記録媒体処理装置の機種を変更したときは、記録媒体の副本を法務局に送付しなければならない。

(1)　除籍、改製原戸籍を訂正するときは、画像データの写しを作成し訂正を行い、再度、イメージスキャナーにより画像データとして入力、記録しなければならない。

(2)　画像データを訂正したときは、訂正後の記録とともに従前の記録も保存しなければならない。又、証明書発行の際には、訂正後の画像データの記録が証明書として出力されるよう、必要な措置を講じなければならない。

(1)　保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。

(2)　ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流失することがないよう、速やかに裁断し、廃棄拠分すること。