2　文書取扱主任は、各課の職員のうちから当該課の課長が命ずる。

3　文書取扱主任は、次に掲げる文書事務を処理する。

2　文書番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。ただし同一事業に属する往復文書は、特に総務課において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3　前2項の規定にかかわらず、条例、規則、告示、公示及び訓令の文書は、暦年によって毎年それぞれ順位番号をつけ、条例等台帳(様式第3号)に登載しなければならない。

2　各課において直接受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに係に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書は、益子町当直規程(昭和38年規則第14号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、すべて係に引き継がなければならない。

4　料金の未納又は不足の文書は、公務に関する文書と認めるときに限り、その料金を支払い、収受することができる。

2　前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の左上欄に受付印(様式第4号)を押印するとともに、課別に分類し、記号及び番号を記入し、文書件名簿に収受年月日、件名、記名、番号、名あて人、発信人(発信記号及び発信番号)その他必要な事項を記載しなければならない。

3　軽易文書は、当該文書の左上欄に受付印を押印した後課別に分類しなければならない。

4　秘密文書は、開封せず、封皮の左下に受付印及び「秘」印を押印し、課別に分類して、記号、番号、名あて人、発信人、秘密文書である旨の表示その他必要な事項を記載しなければならない。

5　前4項に規定するもののほか、特殊文書(書留、簡易書留、現金書留、特定記録その他これらに類するものをいう。以下同じ。)は、特殊文書処理簿に必要な事項を記載しなければならない。

6　訴願書、審査請求書、当選承諾書その他到達の日時が権利の得喪に関係あるものは、受付印に、到着日時を明記するとともに、文書件名簿に到着の日時を記載しなければならない。

2　軽易文書は、関係課の文書取扱主任に交付しなければならない。

3　秘密文書は、「親展」表示のあるものは名あて人、その他のものは関係課長に直接交付し、文書件名簿に受領印を徴さなければならない。

4　特殊文書にあっては、特殊文書処理簿に受領印又は署名を徴し、配布するものとする。

5　数課に関係ある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

6　他課に配布すべきと認められる文書又は物品の配布を受けた課の課長又は文書取扱主任は、速やかに当該文書又は物品を係に返付するとともに文書配布に関する簿冊の受領のまっ消を求めるものとし、係はその旨を記入のうえ、速やかに当該受領印をまっ消し、さらに配布の手続きを取らなければならない。この場合において当該文書の記号及び番号を改める必要があるときは、係においてその手続を行い、あわせて文書件名簿についても必要な整理をしなければならない。

2　重要又は異例な文書については、その処理に先立って町長又は副町長の指示を受けなければならない。

3　配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って関係課に合議しなければならない。

2　起案は、口語体及び常用漢字並びに現代仮名遣いを用い、文章は、平明簡易、字面は明瞭にしなければならない。

2　機密を要するものは、右上欄外に「秘」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。

3　発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、回議書の発送の欄にその旨を明記しなければならない。

2　課長は、案を審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは主務部長及び副町長を経て町長に提出する。

3　他の部課に関係のあるものは、副町長に提出するに先立って、関係部課に合議する。

4　合議を受けた関係部課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある部課において異議の要旨を記入した紙を添付して主務課に返付する。この場合においては、主務課は、上司の指示を受けなければならない。

5　町長、副町長又は主務部長は、必要と認めるものは、主務課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは決裁する。

6　回議又は合議を受けた旨は、回議書に記載された指定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

7　回議書を訂正する場合においては、訂正者は訂正箇所に押印しなければならない。

8　町長は、決裁を終ったときは、直ちに回議書を主務課の文書取扱主任に交付する。

2　決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係課に回示しなければならない。

3　再回を受けた文書は、ただちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ主務課に返付しなければならない。

4　他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係課に通知しなければならない。

2　浄書は、かい書を用い、ワードプロセッサーその他適宜の方法によるものとする。

3　浄書は、原則として決裁の終わった日に行わなければならない。

4　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては施行の日による。

2　係は、前項の規定により、文書の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の適否、浄書及び決裁年月日等を審査し、文書件名簿に未登載のものは、軽易文書を除き新たに記号及び番号を付し、文書件名簿に件名、記号、番号、名あて人、発信人その他必要な事項を記載するとともに、原議に記号及び番号を記入しなければならない。

3　浄書した文書には、益子町公印規程(昭和38年規則第8号)の定めるところにより、公印を押し、原議と契印するとともに、記号及び番号のあるものはこれを記入する。ただし、軽易文書については、これらを省略することができる。

2　電報により発送する文書は、主務課において直接発送するものとする。

2　文書は、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは、非常災害に際して速やかに持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

2　完結文書は、主務課において当該文書完結年度の翌年度の末日まで保管する。この場合、暦年文書は、当該文書完結年を年度と読み替えて年度文書に準じて保管するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、完結文書のうち常時使用する文書その他特別の事情のあるものは、継続して保管することができる。

4　前2項の保管期間は、保存年限に算入する。

5　未処理文書及び懸案中の文書は、担当者名を記入した懸案簿冊に収納し、所定の場所に保管しなければならない。

2　前項の規定により作成したファイル基準表は、年度終了後速やかに確定させるものとし、毎年4月末日までにその写し1部を総務課長に提出するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等の保存期間が定められている文書については、その期間とすることができる。

2　簿冊内で最も長い文書の保存年限を当該簿冊の保存年限とする。

2　前項の保存箱は所定のものを用いることとし、表面に必要事項を表示しなければならない。

3　保存文書は、総務課長が特に必要があると認め主務課で保存するものを除き、書庫に保存する。

2　書庫の出入りについては、係の指示に従わなければならない。

3　書庫は、開閉を厳にし、そのかぎは、係において保管する。

4　書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

2　保存文書を収録したマイクロフィルム等の保存年限は、当該文書の保存年限とする。

2　文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、係の許可を得て延長することができる。

3　係は、借覧期間内においても、必要があると認めるときは、借覧に供した文書の返還を求めることができる。

4　借覧文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取換え、差入れ、又は他人に貸与してはならない。

2　口頭申出による事件で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与え、所定の手続によらなければならない。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年3月1日から適用する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年10月1日から施行する。