○益子町文書取扱規程

平成12年3月30日

訓令第2号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 益子町の文書について必要な事項は、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職務)

第3条 各課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 各課長の文書事務を補助するため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、各課の職員のうちから当該課の課長が命ずる。

3 文書取扱主任は、次に掲げる文書事務を処理する。

(1) 文書の収受、発送、決裁、整理、保管及び廃棄に関すること。

(2) 完結文書の引継ぎに関すること。

(3) ファイリング・システムの維持、管理及び改善に関すること。

(必要な簿冊)

第5条 総務部総務課秘書広報係(以下「係」という。)に次の簿冊を備える。

(1) 文書件名簿(様式第1号)

(2) 特殊文書処理簿(様式第2号)

(記号及び番号)

第6条 文書には、益子町及び当該文書の主務課名を略名で表示する文字(以下「記号」という。)を次の例により記載し、文書件名簿により番号を付する。

総務課 益総第  号

健康福祉課 益健福第  号

2 文書番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。ただし同一事業に属する往復文書は、特に総務課において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3 前2項の規定にかかわらず、条例、規則、告示、公示及び訓令の文書は、暦年によって毎年それぞれ順位番号をつけ、条例等台帳(様式第3号)に登載しなければならない。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第7条 文書は、すべて係において収受する。

2 各課において直接受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに係に回付しなければならない。

3 勤務時間外に到着した文書は、益子町当直規程(昭和38年規則第14号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、すべて係に引き継がなければならない。

4 料金の未納又は不足の文書は、公務に関する文書と認めるときに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(収受した文書の分類等)

第8条 収受した文書は、封皮に「親展」と表示されているものその他秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)を除き封のあるものは、これを開封したうえ、内容を審査し、文書件名簿により整理するものと、請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状その他軽易な文書で、文書件名簿により整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)とに分類しなければならない。この場合において同封した封皮は、その文書に添付しなければならない。

2 前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の左上欄に受付印(様式第4号)を押印するとともに、課別に分類し、記号及び番号を記入し、文書件名簿に収受年月日、件名、記名、番号、名あて人、発信人(発信記号及び発信番号)その他必要な事項を記載しなければならない。

3 軽易文書は、当該文書の左上欄に受付印を押印した後課別に分類しなければならない。

4 秘密文書は、開封せず、封皮の左下に受付印及び「秘」印を押印し、課別に分類して、記号、番号、名あて人、発信人、秘密文書である旨の表示その他必要な事項を記載しなければならない。

5 前4項に規定するもののほか、特殊文書(書留、簡易書留、現金書留、特定記録その他これらに類するものをいう。以下同じ。)は、特殊文書処理簿に必要な事項を記載しなければならない。

6 訴願書、審査請求書、当選承諾書その他到達の日時が権利の得喪に関係あるものは、受付印に、到着日時を明記するとともに、文書件名簿に到着の日時を記載しなければならない。

(文書収受の特例)

第9条 定例かつ軽易な同一案件で窓口業務を所掌する課において、常時大量に収受する文書に限り、総務課長の承認を得て直接当該課で収受することができる。

(町長及び副町長の閲覧)

第10条 収受した文書のうち重要又は異例にわたると認められるものは、関係課に配布するに先立って、その文書の欄外に「閲覧」の印を押し、町長及び副町長の閲覧を受けなければならない。

(文書の配布)

第11条 文書は、軽易文書を除き、関係課の文書取扱主任に交付し、文書件名簿に受領印を徴さなければならない。

2 軽易文書は、関係課の文書取扱主任に交付しなければならない。

3 秘密文書は、「親展」表示のあるものは名あて人、その他のものは関係課長に直接交付し、文書件名簿に受領印を徴さなければならない。

4 特殊文書にあっては、特殊文書処理簿に受領印又は署名を徴し、配布するものとする。

5 数課に関係ある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

6 他課に配布すべきと認められる文書又は物品の配布を受けた課の課長又は文書取扱主任は、速やかに当該文書又は物品を係に返付するとともに文書配布に関する簿冊の受領のまっ消を求めるものとし、係はその旨を記入のうえ、速やかに当該受領印をまっ消し、さらに配布の手続きを取らなければならない。この場合において当該文書の記号及び番号を改める必要があるときは、係においてその手続を行い、あわせて文書件名簿についても必要な整理をしなければならない。

第3章 立案及び回議

(文書の処理)

第12条 各課は、文書の配布を受けたときは、ただちに処理するようにしなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理できないときは、専決事項に属するものを除き、その文書の欄外に「一応供覧」の朱印を押して町長及び副町長に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

2 重要又は異例な文書については、その処理に先立って町長又は副町長の指示を受けなければならない。

3 配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って関係課に合議しなければならない。

(起案)

第13条 文書の起案は、回議書(様式第5号)によって行う。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの又は軽易な文書で、処理案を当該文書に記載して処理できるものについては、この限りでない。

2 起案は、口語体及び常用漢字並びに現代仮名遣いを用い、文章は、平明簡易、字面は明瞭にしなければならない。

(起案理由及び関係書類)

第14条 回議書(意思決定を受けるべき一切の文書をいう。以下同じ。)には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は簡易なものについては、これを省略することができる。

(特別取扱いの表示)

第15条 回議書には、必要に応じて「親展」、「書留」、「配達証明」、「小包」、「速達」、「葉書」、「電報」等を施行上の特別取扱いの欄に明記しなければならない。

2 機密を要するものは、右上欄外に「秘」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。

3 発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、回議書の発送の欄にその旨を明記しなければならない。

(決裁区分)

第16条 回議書には、益子町決裁規程(昭和38年規程第6号)の定める決裁区分により次のとおり表示しなければならない。この場合、押印を必要としない欄は、朱線で消さなければならない。

町長 町長の決裁を要するもの

副町長 副町長の専決事項に関するもの

部長 部長の専決事項に関するもの

課長 課長の専決事項に関するもの

(起案者の署名、押印)

第17条 起案者は、起案年月日を記入したうえ、起案者の欄に署名し、押印しなければならない。

(決裁)

第18条 回議書は、その事案に関係のある課員に回議する。回議書について異議があるものは、起案者に協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。協議が整わないときは、異議のある者が異議の要旨を記載した紙を添付して、課長に提出する。

2 課長は、案を審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは主務部長及び副町長を経て町長に提出する。

3 他の部課に関係のあるものは、副町長に提出するに先立って、関係部課に合議する。

4 合議を受けた関係部課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある部課において異議の要旨を記入した紙を添付して主務課に返付する。この場合においては、主務課は、上司の指示を受けなければならない。

5 町長、副町長又は主務部長は、必要と認めるものは、主務課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは決裁する。

6 回議又は合議を受けた旨は、回議書に記載された指定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

7 回議書を訂正する場合においては、訂正者は訂正箇所に押印しなければならない。

8 町長は、決裁を終ったときは、直ちに回議書を主務課の文書取扱主任に交付する。

(代決の方法)

第19条 職員が代決しようとする場合は、決裁欄に代決の表示をし、押印しなければならない。

(回議書の再回)

第20条 関係課において合議を受けた回議書の経過を知ろうとするときは、回議書の右上欄外に「要再回」と朱書しなければならない。

2 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係課に回示しなければならない。

3 再回を受けた文書は、ただちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ主務課に返付しなければならない。

4 他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係課に通知しなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第21条 浄書は、主務課においてしなければならない。

2 浄書は、かい書を用い、ワードプロセッサーその他適宜の方法によるものとする。

3 浄書は、原則として決裁の終わった日に行わなければならない。

4 文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては施行の日による。

(印刷)

第22条 文書の印刷を依頼するときは、完成希望日の15日前までに印刷依頼書により係に依頼しなければならない。ただし、緊急のものについては、この限りでない。

(文書の審査と公印の押印)

第23条 浄書した文書は、原議を添えて、郵送、使送に区分して係に送付しなければならない。この場合文書に添えた金券又は物品は、発送に適するように処理し、係に提出しなければならない。

2 係は、前項の規定により、文書の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の適否、浄書及び決裁年月日等を審査し、文書件名簿に未登載のものは、軽易文書を除き新たに記号及び番号を付し、文書件名簿に件名、記号、番号、名あて人、発信人その他必要な事項を記載するとともに、原議に記号及び番号を記入しなければならない。

3 浄書した文書には、益子町公印規程(昭和38年規則第8号)の定めるところにより、公印を押し、原議と契印するとともに、記号及び番号のあるものはこれを記入する。ただし、軽易文書については、これらを省略することができる。

(発送文書の取扱)

第24条 発送する文書は、宛先を記載した封筒に封入し、郵送するものについては、郵便差出票を添えて、別に定める時刻までに係に送付しなければならない。使送するものについては、使送袋により送付するものとする。この場合において、文書を添えた金品及び物品は、発送に適するように処理しなければならない。

2 電報により発送する文書は、主務課において直接発送するものとする。

(発送)

第25条 係は、前条の規定により、発送文書の送付を受けたときは、次の処理をしなければならない。

(1) 郵便による文書は、料金後納郵便の取扱いにより郵便局に差し出すこと。

(2) 使送による文書は、使送者が送達すること。

(大量発送の処理)

第26条 一時に大量の文書を発送するときは、あらかじめ係に連絡しなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(整理)

第27条 文書は、常に系統的に分類し、必要なときは直ちに取り出せるように整理しておかなければならない。

2 文書は、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは、非常災害に際して速やかに持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の保管)

第28条 完結文書は、簿冊に保管しなければならない。

2 完結文書は、主務課において当該文書完結年度の翌年度の末日まで保管する。この場合、暦年文書は、当該文書完結年を年度と読み替えて年度文書に準じて保管するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、完結文書のうち常時使用する文書その他特別の事情のあるものは、継続して保管することができる。

4 前2項の保管期間は、保存年限に算入する。

5 未処理文書及び懸案中の文書は、担当者名を記入した懸案簿冊に収納し、所定の場所に保管しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第29条 課長は、文書を整理するため、毎年度ファイル基準表を作成し、年度途中におけるファイルの追加、修正等については、その都度当該ファイル基準表を修正しなければならない。

2 前項の規定により作成したファイル基準表は、年度終了後速やかに確定させるものとし、毎年4月末日までにその写し1部を総務課長に提出するものとする。

(文書の保存年限)

第30条 完結文書の保存期間は、当該完結年度の翌年度の初日から起算して、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

2 前項の規定にかかわらず、法令等の保存期間が定められている文書については、その期間とすることができる。

(保存年限の基準)

第31条 前条第1項に規定する保存年限は、次の各号に掲げる基準に基づいて定めるものとする。

(1) 永年保存の文書

 条例、規則その他例規の原議文書

 国、県の諸令達で特に重要なもの

 町議会に関する文書で特に重要なもの

 訴訟、審査請求等に関する文書

 歳入歳出予算及び決算書

 出納に関する帳簿及び文書で特に重要なもの

 職員の任免、賞罰等人事に関する文書

 町長、副町長、会計管理者の事務引継ぎに関する文書

 配置分合又は境界変更に関する文書

 褒賞、表彰等に関する重要なもの

 許可、認可、契約に関する文書で特に重要なもの

 原簿、台帳等の簿冊で特に重要なもの

 事業及び事業計画で特に重要なもの

 財産、公の施設及び町債に関する重要なもの

 町史の資料となる重要なもの

 益子町の沿革に関する文書その他将来の参考又は例証となる文書

 その他、永年保存の必要があると認められるもの

(2) 10年保存の文書

 国、県の諸令達で重要なもの

 町議会に関する文書

 陳情、訴願等に関する文書で重要なもの

 出納に関する帳簿及び文書で重要なもの

 許可、認可、契約に関する文書で重要なもの

 事業及び事業計画で重要なもの

 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

 調査、統計、報告等の文書で特に重要なもの

 その他、10年保存が必要であると認められるもの

(3) 5年保存の文書

 陳情、訴願等に関する文書

 許可、認可、契約に関する文書で軽易なもの

 原簿、台帳等の簿冊で軽易なもの

 調査、統計、報告等の文書で重要なもの

 その他、5年保存が必要であると認められるもの

(4) 3年保存の文書

 調査、統計、報告等の文書

 照会、回答、通知等に関する文書

 その他、3年保存が必要であると認められるもの

(5) 1年保存の文書

 調査、回答、通知等に関する文書で軽易なもの

 原簿、台帳に登録を終了した文書

 その他、1年保存が必要であると認められるもの

(保存年限の決定)

第32条 保存年限は、簿冊単位でファイル基準表において主務課長が決定する。

2 簿冊内で最も長い文書の保存年限を当該簿冊の保存年限とする。

(文書の保存)

第33条 課長は、毎年4月末日までに、保管期間が経過した文書で引き続き保存を要するものを、保存年限別に簿冊を区分のうえ、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納し、所定の場所に置き換えしなければならない。

2 前項の保存箱は所定のものを用いることとし、表面に必要事項を表示しなければならない。

3 保存文書は、総務課長が特に必要があると認め主務課で保存するものを除き、書庫に保存する。

(書庫の管理)

第34条 総務課長は、書庫を管理し、常に整理整頓しなければならない。

2 書庫の出入りについては、係の指示に従わなければならない。

3 書庫は、開閉を厳にし、そのかぎは、係において保管する。

4 書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

(マイクロフィルム等への収録)

第35条 文書の管理上適当と認める場合は、当該文書を、マイクロフィルム、光ディスクその他永続性のあるもの(以下「マイクロフィルム等」という。)に収録することができる。

2 保存文書を収録したマイクロフィルム等の保存年限は、当該文書の保存年限とする。

(保存文書の借覧)

第36条 保存文書を借覧しようとするときは、保存文書貸出票(様式第6号)に所定事項を記入して主務課長の決裁を得て係に提出し、係の指示に従って借覧しなければならない。

2 文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、係の許可を得て延長することができる。

3 係は、借覧期間内においても、必要があると認めるときは、借覧に供した文書の返還を求めることができる。

4 借覧文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取換え、差入れ、又は他人に貸与してはならない。

(文書の廃棄)

第37条 保存期間の満了した文書は、関係課に合議のうえ、廃棄しなければならない。この場合、焼却等適切な方法により処理しなければならない。

第6章 補則

(口頭で受理した事案の取扱い)

第38条 口頭申出にかかる事案で文書を徴する必要のないと認めるものは、口頭受理簿に登載し、上司の決裁を受けて処理することができる。

2 口頭申出による事件で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与え、所定の手続によらなければならない。

(庁外持出しの禁止)

第39条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(委任)

第40条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成21年訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年3月1日から適用する。

附 則(平成24年訓令第25号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第1号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第6号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

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益子町文書取扱規程

平成12年3月30日 訓令第2号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成12年3月30日 訓令第2号
平成19年3月20日 訓令第10号
平成21年3月19日 訓令第2号
平成24年3月31日 訓令第25号
平成27年3月31日 訓令第1号
平成28年3月31日 訓令第6号